Importer des contacts dans le CRM Hubspot est essentiel pour gérer efficacement votre base de données clients et prospects.

Dans ce tutoriel, nous vous expliquons étape par étape comment réaliser cette opération en toute simplicité. Suivez attentivement ces instructions pour tirer pleinement parti de votre CRM Hubspot et optimiser au mieux votre gestion de contacts.

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Si vous ne savez pas encore ce qu'est ce CRM, nous vous conseillons ce guide pour en savoir plus sur le CRM Hubspot. 

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Étape 1: Préparation du fichier de contacts

Avant de commencer l'importation, assurez-vous que vos contacts sont correctement formatés dans un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) ou XLS (fichier Excel). Voici quelques conseils pour préparer votre fichier:

1. Utilisez la première ligne du fichier pour les noms de colonnes, tels que "Nom", "Prénom", "Mail", "Téléphone", etc.
2. Chaque contact doit être présenté sur une ligne distincte.
3. Assurez-vous que les données sont cohérentes, c'est-à-dire que chaque colonne contient le même type d'information pour chaque contact.
4. Vérifiez que les adresses e-mails sont valides et ne comportent pas d'erreurs de frappe.

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Étape 2 : Accéder à la fonction d'importation de Hubspot

1. Connectez-vous à votre compte Hubspot.
2. Cliquez sur l'icône "Contacts" dans la barre de navigation principale.
3. Sélectionnez "Contacts" dans le menu déroulant.
4. Cliquez sur le bouton "Importer" en haut à droite de la page.

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Étape 3 : Choisir le type d'importation

1. Dans la fenêtre qui apparaît, choisissez "Démarrer un import" 
2. Sélectionnez l'option "Importer un fichier depuis un ordinateur" et cliquez sur "Suivant".
3. Choisissez le type de fichier que vous voulez importer (par exemple, "1 fichier")
4. Choisissez le nombre d'objets que vous désirez importer (par exemple, "1 objet”) et cliquez sur "Suivant".
5. Choisissez le type d'objets que vous souhaitez importer (par exemple, "contac”t) et cliquez sur "Suivant"

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Étape 4 : Télécharger votre fichier de contacts

1. Cliquez sur le bouton "choisir un fichier" pour accéder à l'explorateur de fichiers de votre ordinateur.
2. Recherchez et sélectionnez votre fichier CSV ou XLS contenant la liste de contacts à importer.
3. Cliquez sur le bouton "Ouvrir" pour télécharger le fichier sur Hubspot.
4. Une fois le fichier téléchargé, cliquez sur "Suivant".

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Étape 5 : Associer les colonnes de votre fichier aux propriétés Hubspot

Hubspot analysera votre fichier et vous présentera une liste des colonnes détectées.

1. Associez chaque colonne de votre fichier à une propriété Hubspot correspondante en utilisant les menus déroulants à côté de chaque colonne. Par exemple, associez la colonne "Email" de votre fichier à la propriété "Adresse e-mail" de Hubspot.
2. Si vous ne trouvez pas de propriété correspondante pour une colonne, vous pouvez créer une nouvelle propriété personnalisée en cliquant sur le lien "Créer une nouvelle propriété".
3. Une fois que vous avez associé toutes les colonnes aux propriétés appropriées, cliquez sur "Suivant".

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Étape 6 : Configurer les options d'importation

Sur l'écran suivant, vous pouvez configurer les options d'importation en fonction de vos besoins. Par exemple, vous pouvez choisir d'envoyer une notification sur votre messagerie une fois l'importation terminée ou de mettre à jour les contacts existants avec les données importées.

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Vous pouvez également ajouter les contacts importés à une liste existante ou en créer une nouvelle. Pour ce faire, cochez la case "Ajouter à une liste" et sélectionnez une liste existante ou saisissez un nom pour une nouvelle liste.

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Si vous souhaitez attribuer un responsable commercial aux contacts importés, sélectionnez l'option "Attribuer un responsable" et choisissez le responsable commercial concerné dans le menu déroulant.

Une fois que vous avez configuré les options d'importation selon vos préférences, cliquez sur "Suivant".

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Étape 7 : Vérifier et lancer l'importation

Avant de lancer l'importation, Hubspot vous présentera un résumé des données et des paramètres que vous avez sélectionnés. Vérifiez que tout est correct et que les propriétés sont correctement associées.

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Si vous constatez une erreur ou si vous souhaitez apporter des modifications, utilisez le bouton "Précédent" pour revenir aux étapes précédentes et effectuer les ajustements nécessaires manuellement.

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Lorsque vous êtes prêt à lancer l'importation, cliquez sur le bouton "Importer" en bas à droite de la fenêtre.

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Étape 8 : Suivre la progression de l'importation

Hubspot commencera l'importation de vos contacts et affichera une barre de progression pour vous informer de l'avancement du processus.

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Selon la taille de votre fichier et le nombre de contacts à importer, l'importation peut prendre un certain temps. Vous pouvez quitter cette page et continuer à utiliser Hubspot pendant que l'importation se déroule en arrière-plan.

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Une fois l'importation terminée, Hubspot vous enverra une notification par e-mail (si vous avez sélectionné cette option) ou vous pourrez voir le statut de l'importation dans l'onglet "Imports" de la section "Contacts".

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Si des erreurs sont détectées pendant l'importation, Hubspot vous informera des problèmes rencontrés et vous fournira des instructions pour les résoudre. Vous devrez peut-être modifier votre fichier et recommencer l'importation pour corriger les erreurs.

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Étape 9 : Vérifier les contacts importés

Après avoir terminé l'importation, accédez à la section "Contacts" de Hubspot pour consulter les contacts importés.

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Vous pouvez rechercher des contacts spécifiques, filtrer la liste des contacts par liste ou propriété, ou simplement parcourir vos contacts pour vous assurer que toutes les informations ont été correctement importées et mises à jour.

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En suivant ces étapes, vous devriez être en mesure d'importer avec succès vos contacts dans le CRM Hubspot et de commencer à les gérer efficacement. N'oubliez pas de vérifier régulièrement les mises à jour de Hubspot et d'ajuster vos processus d'importation en conséquence pour vous assurer que vous tirez toujours le meilleur parti de votre CRM.

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Étape 10 : Pas d'étape 10, mais pour aller plus loin

En plus de l'importation, un setup et une optimisation parfaite de votre CRM Hubspot est indispensable pour tirer le maximum de votre base de client et augmenter :

1/ la transformation de vos prospects par vos commerciaux (pipeline, lead scoring, dashboard par exemple)

2/ l'activation et la rétention de votre base de données client (workflow d'email, actions en fonction des activités, automatisations, etc.)

Pour ça, vous pouvez lire notre comparatif des meilleures agences Hubspot pour vous aider à choisir le bon prestataire.

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