Cegape : -70 % de tâches manuelles et 100 % d'adoption grâce au CRM HubSpot

Cegape, qui accompagne la gestion des ressources humaines dans la fonction publique avec des logiciels SIRH et une offre de formation professionnelle, a obtenu 100 % de prise en main de son CRM par les équipes formées et une réduction de 70 % des tâches manuelles, des erreurs et des oublis. Ces résultats viennent d'un chantier CRM mené par Growth Room sur HubSpot en 2025 et 2026, sur les périmètres marketing, ventes et administration des ventes.

Qui est Cegape ?

Cegape édite des logiciels SIRH et propose de la formation professionnelle, à destination de la fonction publique. Ses interlocuteurs sont des organisations publiques, dont les règles de fonctionnement, les circuits de décision et les cadres contractuels sont propres à ce secteur.

Cette réalité pèse sur l'organisation interne. Un dossier passe par le marketing, puis par les ventes, puis par l'administration des ventes, avec des contrats dont le suivi s'étale dans le temps. Si chaque équipe tient ses propres données et ses propres règles, la lecture d'ensemble devient impossible, et la croissance se paie en travail manuel.

Le besoin au départ

Le CRM était déjà en place. Le problème n'était donc pas l'outil, mais ce qui l'entoure : des données et des process non structurés, une adoption partielle par les équipes métiers, et une connexion incomplète avec le reste du système d'information.

L'objectif était de construire un socle solide et exploitable dans la durée. Autrement dit : une donnée organisée de la même façon pour tous, des process de vente et de gestion des contrats écrits, et un CRM réellement utilisé par ceux dont il doit refléter le travail.

CRM : structurer la donnée et les process sur HubSpot

Marketing : structurer et segmenter la donnée d'acquisition

Nous avons commencé par la donnée d'acquisition : sa structure, ses champs, ses valeurs possibles et sa segmentation. L'enjeu est de pouvoir dire d'où vient un contact et à quelle catégorie il appartient, sans interprétation.

Ce travail a été formalisé en guidelines. Elles fixent la façon de saisir et de qualifier la donnée, ce qui permet ensuite de piloter sur des chiffres comparables d'un mois sur l'autre plutôt que sur des ressentis.

Sales : refondre les process de vente

Les process de vente ont été repris et redéfinis dans HubSpot : étapes du cycle, critères de passage de l'une à l'autre, informations attendues à chaque stade. Les mêmes règles s'appliquent à toute l'équipe.

Cette normalisation a un effet direct sur le pilotage. Une étape veut dire la même chose pour tout le monde, donc les volumes et les taux de passage deviennent lisibles, et les écarts s'analysent au lieu de se discuter.

ADV : modèle de données et gestion des contrats

Le troisième chantier a porté sur l'administration des ventes. Le modèle de données a été restructuré pour refléter la réalité des contrats, et les process de gestion ont été réécrits en conséquence.

C'est sur ce périmètre que les automatisations pèsent le plus. Les tâches répétitives de saisie et de suivi ont été prises en charge par l'outil, avec à la clé une baisse de 70 % des tâches manuelles, des erreurs et des oublis.

Adoption : faire du CRM l'outil de travail des équipes

La structuration ne vaut que si elle est utilisée. Les équipes ont donc été formées sur leur propre périmètre, avec les process qui les concernent, plutôt que sur une présentation générale de l'outil.

À l'issue de ce travail, 100 % des équipes formées utilisent le CRM. C'est la condition pour que les données saisies reflètent l'activité réelle, et donc pour que le reste du dispositif tienne.

Résultats

• 100 % des équipes formées ont pris en main le CRM à l'issue de l'accompagnement.
• Baisse de 70 % des tâches manuelles, des erreurs et des oublis, grâce aux automatisations mises en place dans HubSpot.

Le chantier s'est déroulé sur 2025 et 2026, sur les trois périmètres marketing, ventes et administration des ventes. Cegape dispose désormais d'un CRM structuré, utilisé par ses équipes, et d'un modèle de données qui peut suivre sa croissance.

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